C’est au moment de partir en congé que le casse-tête commence … Inscrire vos dates d’indisponibilité dans votre signature e-mail c’est un très bon début. Encore mieux : pouvoir envoyer des réponses automatiques tout en étant au bord de la mer !
Besoin d’un petit coup de pouce ?
Comment configurer un message d’absence avec l’interface Outlook ?
1. Connectez-vous à votre messagerie Outlook (https://outlook.live.com)
2. Cliquez sur l’icône de la « roue cranté » en haut à droite de votre écran, à côté de votre photo de profil de messagerie.
3. Une liste déroulante s’affiche, vous devez donc cliquer sur « Réponses Automatiques » pour pouvoir configurer votre message d’absence.
4. Cliquer sur l’option « Envoyer des réponses automatiques ». Vous pouvez également choisir l’option « Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps ». Cette dernière option vous permet d’inscrire une date/heure de début et une date/heure de fin. Ainsi, vous n’aurez pas à désactiver manuellement votre répondeur, il sera désactivé de manière automatique.
5. Le premier encadré texte vous permet d’envoyer une réponse avec un message d’absence uniquement aux contacts de votre carnet d’adresses.
6. Le second encadré texte permet donc d’envoyer une réponse aux personnes extérieures à votre liste de contacts. Il faut pour cela cocher la case « Envoyer des messages de réponse automatique à des expéditeurs externes ».
7. C’est terminé ! Vous pouvez maintenant cliquer sur « OK » en haut à gauche du formulaire. Vous pouvez partir tranquillement en vacances ?
Comment configurer une réponse automatique sur Gmail ?
1. Connectez-vous à votre messagerie Gmail (https://www.google.com/gmail/)
2. Cliquez sur l’icône de la « roue cranté » « Paramètres » en haut à droite de votre écran.
3. Choisir « Réponse automatique »
4. Choisissez dates de début et de fin puis saisissez votre message
5. Vous pouvez choisir d’envoyer un message d’absence uniquement à vos contacts.
6. Cliquez sur « Enregistrer les modifications »
Pourquoi utiliser le nom de domaine de mon entreprise pour créer une adresse e-mail ?
Beaucoup de professionnels utilisent encore des adresses e-mail dîtes « grand public » gratuites ou provenant des fournisseurs d’accès internet : orange.fr, gmail.com, hotmail.com, yahoo.com …
Il est important pour l’image de marque de votre société d’utiliser le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail, c’est un gage de sérieux et de qualité. De plus, une adresse e-mail liée à votre nom de domaine à moins de risques de finir dans les courriers indésirables qu’une simple adresse e-mail.
Vous avez des difficultés à configurer votre message d’absence sur votre messagerie ?
Vous avez besoin d’un accompagnent dans la création de votre adresse e-mail ?
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